Coordinación de Auditoría Documental

 

  • Recepción, revisión y autorización de solicitudes de gastos.
  • Órdenes de compra.
  • Comprobaciones y entrega de dichas solicitudes a la Secretaría de Finanzas para su seguimiento.
Usuario genérico

Auditoria Documental

Auditor documental de fondo federal, proyectos especiales y clínicas SUS.

Lic. Fátima Nayali Garcidueñas Cervantes. 

 Contacto: Ext.34011 Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Principales actividades: 

  1. Recepción de solicitudes de gasto por fondo 111101 (Fondo federal), Proyectos especiales y Clínicas SUS.  (Implica: registro de entrada de solicitudes de gasto). 
  2. Revisión detallada de los documentos soporte de las solicitudes de gasto (Facturas, verificación del SAT, convenios y demás documentación justificativa que respalde el gasto o reembolso). 
  3. Asegurar que las solicitudes de gasto cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Contraloría, con la normatividad oficial de esta máxima casa de estudios y demás normatividad aplicable (CONAC, Ley General de Contabilidad Gubernamental, etc.) 
  4. Atención telefónica, vía correo electrónico y presencial a las distintas dependencias de esta máxima casa de estudios para aclaración de dudas, consultas y observaciones emitidas por esta coordinación. 
  5. Entrega de las solicitudes de gasto revisadas y debidamente firmadas por la Secretaría de la Contraloría a la Secretaría de Finanzas. 
  6. Registro de INVOICE (Recibos en moneda extranjera) y asignación de folios mediante correo electrónico. 

Proceso de aceptación de solicitudes de gasto: 

  1. Detallar claramente el concepto del gasto en la solicitud. 
  2. Cuando se presenten solicitudes de gasto que sean complemento, es necesario especificarlo en la descripción anotando el número de solicitud de gasto complementaria, así como el fondo en el caso de que sean diferentes. 
  3. La solicitud deberá estar firmada de manera autógrafa en tinta azul por el responsable del gasto (TITULAR DE LA DEPENDENCIA Y SOLICITANTE).  
  4. Adjuntar a la solicitud de gasto el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con su respectiva verificación del SAT. Además, el CFDI deberá estar firmado por quien autoriza el gasto (titular del área) en tinta azul y de manera autógrafa. No se aceptarán firmas facsímil en ninguno de los documentos, si el titular del área no se encuentra presente para firmar la documentación, es necesario adjuntar al soporte de cada una de las solicitudes de gasto un oficio de firma por ausencia. 
  5. En el SIIA PLUS se deberá subir a la pestaña de “Archivos Fact” el CFDI en XML y PDF. En casos excepcionales (Invoice u otros documentos autorizados), podrán cargarse en la pestaña “Documentos”. 
  6. Anexar justificantes adicionales de forma física a la solicitud de gasto, es decir, cualquier documento que respalde el gasto o reembolso. Los documentos que se anexen deberán estar firmados por el titular de la dependencia.  
  7. Los comprobantes que se anexen a la solicitud de gasto deberán ser originales, legibles y no deben de presentar tachaduras ni enmendaduras. 
  8. Cuando los CFDI sean en moneda extranjera, se debe mostrar el tipo de cambio a la fecha de la erogación (se sugiere utilizar la app de OANDA), siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 20 del Código Fiscal de la Federación vigente.  
  9. En el caso de pago de honorarios y/o prestación de servicios, es necesario desglosar el ISR en la solicitud de gasto, así como generar otra solicitud de gasto por devolución del ISR a la UAQ. La documentación que se anexe a ambas solicitudes deberá estar firmada por quien elabora la solicitud, la coordinadora administrativa y el director general. 
  10. Para las solicitudes de gasto donde se erogue la cuenta de viáticos o de ayudas sociales a personas, es obligatorio anexar formulario, únicamente la página donde sea visible la solicitud de gasto. Imprimir y adjuntar al soporte documental la respuesta enviada al correo electrónico registrado.  
  11. Cuando sea pago por transferencia es obligatorio anexar carátula de estado de cuenta bancario, es necesario que la cuenta bancaria esté a nombre del beneficiario y que no tenga límites de depósito para efecto de algún rechazo en el pago. 
Auditor documental de fondo de operación genérico, recurso GEQ

Lic. Karla Mercedes Domínguez Rivera.        

Contacto: Ext.34011 Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Principales actividades:  

  1. Revisión detallada de los documentos soporte de las solicitudes de gasto de manera física (Facturas, verificación del SAT, convenios y demás documentación justificativa que respalde el gasto o reembolso). 
  2. Revisar la documentación que se debe cargar de manera electrónica en el SIIA. 
  3. Corroborar que el proveedor esté en el padrón de proveedores de manera activa y corresponda el giro con el pago. 
  4. Verificar que las solicitudes de gasto cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Contraloría, con la normatividad oficial de esta máxima casa de estudios y demás normatividad aplicable (CONAC, Ley General de Contabilidad Gubernamental, etc.) 
  5. Dirigir las solicitudes pertinentes al área de Auditoría de obra. 
  6. Atención telefónica, vía correo electrónico y presencial a las distintas dependencias de esta máxima casa de estudios para aclaración de dudas, consultas y observaciones emitidas por esta coordinación. 
  7. Entrega de las solicitudes de gasto revisadas, selladas y debidamente firmadas por la Secretaría de la Contraloría a Secretaría de Finanzas. 

Requisitos mínimos de aceptación de solicitudes de gasto: 

  1. Detallar claramente el concepto del gasto en la solicitud.  
  2. Cuando se presenten solicitudes de gasto que sean complemento, es necesario especificarlo en la descripción anotando el número de solicitud de gasto complementaria, así como el fondo en el caso de que sean diferentes.  
  3. La solicitud deberá estar firmada de manera autógrafa en tinta azul por el responsable del gasto (TITULAR DE LA DEPENDENCIA Y SOLICITANTE).   
  4. Adjuntar a la solicitud de gasto el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con su respectiva verificación del SAT. Además, el CFDI deberá estar firmado por quien autoriza el gasto (titular del área) en tinta azul y de manera autógrafa. No se aceptarán firmas facsímil en ninguno de los documentos, si el titular del área no se encuentra presente para firmar la documentación, es necesario adjuntar al soporte de cada una de las solicitudes de gasto un oficio de firma por ausencia.  
  5. En el SIIA PLUS se deberá subir a la pestaña de “Archivos Fact” el CFDI en XML y PDF. En casos excepcionales (Invoice u otros documentos autorizados), podrán cargarse en la pestaña “Documentos”.  
  6. Anexar justificantes adicionales de forma física a la solicitud de gasto, es decir, cualquier documento que respalde el gasto o reembolso. Los documentos que se anexen deberán estar firmados por el titular de la dependencia.  Los comprobantes que se anexen a la solicitud de gasto deberán ser originales, legibles y no deben de presentar tachaduras ni enmendaduras.  
  7. Cuando los CFDI sean en moneda extranjera, se debe mostrar el tipo de cambio a la fecha de la erogación (se sugiere utilizar la app de OANDA), siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 20 del Código Fiscal de la Federación vigente.   
  8. En el caso de pago de honorarios y/o prestación de servicios, es necesario desglosar el ISR en la solicitud de gasto, así como generar otra solicitud de gasto por devolución del ISR a la UAQ (ambas solicitades deberán ser entregadas juntas). La documentación que se anexe a ambas solicitudes deberá estar firmada por quien elabora la solicitud, la coordinadora administrativa y el director general.  
  9. Para las solicitudes de gasto donde se erogue la cuenta de viáticos o de ayudas sociales a personas, es obligatorio anexar formulario, únicamente la página donde sea visible la solicitud de gasto. Imprimir y adjuntar al soporte documental la respuesta enviada al correo electrónico registrado.   
  10. Cuando sea pago por transferencia es obligatorio anexar carátula de estado de cuenta bancario, es necesario que la cuenta bancaria este a nombre del beneficiario y que no tenga límites de depósito para efecto de algún rechazo en el pago. 
  11. Las solicitudes de gasto correspondientes a obra deberán contar con los 9 puntos: 
    1.  VoBo del titular de la Dirección de Obras y Mantenimiento de la U.A.Q 
    2. Tres cotizaciones 
    3. Presupuesto Base 
    4. Programa de Obra 
    5.  Evidencia Fotográfica 
    6. Croquis 
    7. Garantía (s) del Proveedor 
    8. Carta de conformidad de los Trabajos realizados 
    9. Integración de estimación

Así como el alta del proveedor para el rubro de Obra en General. 

  1. Las solicitudes de gasto con recibo referenciado tendrán por beneficiario la clave P10060, al igual que el recibo. 
  2. El estatus de la solicitud deberá ser el correcto de acuerdo con el tipo de trámite ya sea “COMPROBADO” o “POR COMPROBAR”.
Auditor documental de DRH

Licda. Ángeles Lisset De Santiago Aguilar 

Contacto: Ext. 34011, correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Principales actividades: 

  1. Recepción de solicitudes de gasto por: 
    1. Pago de asimilados 
    2. Pago por compensaciones y por código 185 
    3. Parcialidad de jubilación 
    4. Anticipo de aguinaldo y prima vacacional 
    5. Cumplimiento de convenios por terminación laboral, defunciones y pensión alimenticia. 
    6. Aportaciones y deducciones 
    7. Prestaciones (lentes, ortopedia, licencias, verificaciones, engomados)  
    8. Entre otros 
  2. Registro de solicitudes de gasto. 
  3. Revisión detallada del soporte documental de cada solicitud. 
  4. Revisión dentro del SIIA para evitar posible duplicidad de pago.  
  5. Verificar que las solicitudes de gasto cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Contraloría, con la normatividad oficial de esta máxima casa de estudios y demás normatividad aplicable (CONAC, Ley General de Contabilidad Gubernamental, etc.) 
  6. Atención telefónica, vía correo electrónico y presencial a las distintas dependencias de esta máxima casa de estudios para aclaración de dudas, consultas y observaciones emitidas por esta coordinación. 
  7. Entrega de las solicitudes de gasto revisadas, selladas y debidamente firmadas por la Secretaría de la Contraloría a la Secretaría de Finanzas. 
  8. Cuando es necesario, apoyo en la recepción de Solicitudes de gasto de otros fondos. 
  9. Apoyo en archivo al área de comprobaciones. 
Auditor documental de Becas

C.P. Santiago Martínez Cardona 

 Contacto: Ext.34000 Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Principales actividades: 

Revisión de Becas: 

  • Beca Estudiantes con discapacidad. 
  • Beca Administrativa de rectoría. 
  • Beca Prácticas Profesionales. 
  • Beca Recursos Propios. 
  • Beca Alumnos. 
  • Beca Fonfive. 
  • Beca Foper. 
  • Beca Madres Solas-Padres Solos. 
  • Beca Estudiantes Indígenas. 
  • Beca Proyectos de Investigación. 
  • Verificar que estén cargados los documentos en el sistema SIBECA. 
    • Recibir solicitudes de gasto: 1102 y 1114031.
    • Entrega de solicitudes de gastos en la Secretaría de Finanzas. 

 

Gastos por Comprobar

 Lic. Ana Leticia Olvera Ramírez 

Ext. 3407 Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Definición:  

Los gastos “Por Comprobar” son para usos específicos y en determinada fecha y deben ser cubiertos con recursos propios de la unidad responsable. 

La comprobación deberá realizarse en un plazo no mayor a 15 días naturales posteriores a la entrega del recurso. 

1- Proceso de “Solicitud de Gasto por Comprobar.” 

  1. La solicitud deberá generarse en el sistema integral de información administrativa (SIIA- PLUS) con estatus “Por comprobar”. 
    1. En el concepto: Que inicie como “Gasto por comprobar.” 
    2. Importante que el beneficiario no cuente con adeudos, favor de consultarlo en el SIIA.  
    3. Contar con las firmas autógrafas con tinta azul de los titulares correspondientes. 
  2. Anexar el “Listado “el cual podrán generar en el SIIA-PLUS.  
    • (Modulo bancos-movimientos-solicitudes entregadas-generar listado). 
    • Anexar 5 hojas (4 blancas y 1 en azul claro). 
  3. Anexar el formato C-1 
    • (Modulo bancos-movimientos-solicitudes de gasto-imprimir-reporte de solicitudes de gasto-reporte: detalle de solicitudes de gasto-aceptar). 
  4. Original y copia del: 
    1. Pagaré.
    2. Carta compromiso: Especificar el motivo del gasto, lugar y fecha de erogación del gasto.  
      • Ambas con firma autógrafa en tinta azul por el solicitante y/o beneficiario, así como del jefe inmediato. 
  5. Dos copias de la identificación oficial vigente del:  
    1. Beneficiario.
    2. Jefe inmediato. 
  6. Cargar todos los documentos en el SIIA, pestaña de “Documentos”. 
  7. Soporte documental:  
    1. Convenio, invitación, banner, protocolo del proyecto o contrato, etc. 
  8. En caso de que sea por proyecto compartir por OneDrive el protocolo del proyecto:   

2-Requisitos de aceptación “Comprobación de Gasto por Comprobar.” 

  1. Imprimir carátula:  
  •  ” Constancia de Gasto”. 
    1. En el desglose se debe de mencionar el concepto al que hace referencia el gasto. 
    2. Firmas autógrafas en tinta azul. 
  2. Anexar las facturas de manera ordenada como se desglosa en la carátula de la comprobación.  
    • Importante verificar el tipo de régimen de cada factura: 
    • Si es Régimen Simplificado de confianza (RESICO) hacer el reintegro en las cajas de Tesorería, siempre y cuando contenga en su RFC 13 carácteres. 
    1. Cada factura o recibo debe de llevar la firma autógrafa en tinta azul. 
  4. Anexar verificación del SAT correspondiente a su factura. 
  5. Soporte documental:  
    1. Convenio, invitación, banner, protocolo del proyecto o contrato, etc. 
  6. En caso de ser por cuenta de viáticos:  
    1. Anexar el formulario completo. 
  7. Cargar todos los documentos en el SIIA:  
    1. Documento soporte y recibos de pago en la pestaña de “Documentos”. 
      • Toda factura PDF Y XML en la pestaña de “Facturas fact.” 

3-Requisitos de aceptación comprobación de gasto 

“ENTREGA DE PREMIOS” 

  1. Imprimir carátula:  
    • ” Constancia de Gasto”. 
      • En el desglose se debe de mencionar el concepto al que hace referencia el gasto. 
      • Firmas autógrafas en tinta azul. 
  2. Anexar la factura completa:  
    1. Importante verificar el tipo de régimen de la factura: 
      • Régimen Simplificado de confianza (RESICO). 
      • Se debe realizar el reintegro del ISR. 
    2. Cada factura debe de llevar la firma autógrafa en tinta azul. 
  3. Anexar verificación del SAT correspondiente a su factura. 
  4. Anexar listado de los artículos entregados por cada factura. 
    1. En la descripción se debe de identificar: 
      • Descripción del artículo y #factura relacionada. 
      • Nombre de la persona quien recibe. 
      • Firma autógrafa del beneficiario en tinta azul. 
  5. Anexar identificación oficial vigente. 
  6. Anexar copia de la credencial de la UAQ.  
    1. Soporte documental:  
      • Convenio, invitación, banner, protocolo del proyecto o contrato, etc. 
  7. Cargar todos los documentos en el SIIA:  
    1. Documento soporte y recibos de pago en la pestaña de “Documentos”.  
    2. Toda factura PDF Y XML en la pestaña de “Facturas fact.” 

4-Requisitos de aceptación comprobación de gasto 

“PREMIACIÓN POR PAGO” 

  1. Imprimir carátula:  
    1. ” Constancia de Gasto”.  
    2. En el desglose se debe de mencionar el concepto al que hace referencia el gasto. 
    3. Firmas autógrafas en tinta azul. 
  2. Anexar recibo de pago, el cual debe contener:  
    1. El concepto del premio.  
    2. Monto recibido.  
    3. Nombre completo del ganador. 
    4. No. Expediente. 
    5. No. Telefónico y/o celular.  
    6. Firma del ganador: (la cual debe coincidir con la identificación). 
    7. Vo.Bo. de la facultad en los recibos. 
    8. Fecha, cuando recibió el pago. 
  3. Anexar:  
    1. CURP actualizado. 
    2. Kardex con validez oficial. 
    3. INE vigente (en caso de aplicar). 
    4. Credencial de estudiante refrendada o copia de recibo de inscripción pagada.  
  4. Soporte documental:  
    • Convenio, invitación, banner, protocolo del proyecto o contrato, etc. 
  5. Cargar todos los documentos en el SIIA:  
    •  Documento soporte y recibos en la pestaña de “Documentos”.  

Marco Jurídico institucional de la Universidad Autónoma de Querétaro.  

Gastos por Comprobar 

  1. ESTATUTO ORGÁNICO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO Link: EstatutoOrganicoUAQ.pdf  
  2. REGLAMENTO PARA LA ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO.   Link: Microsoft Word - regadqu  
  3. MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL USO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO: Link: Microsoft Word - recfinancieros.docx 
  4. Manual de Procedimientos para el uso de los gastos por comprobar  Link: Manual-de-Procedimientos-para-el-uso-de-los-Gastos-por-Comprobar.pdf  
  5. CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO STEUAQ Link: CCT-STEUAQ-(2024-2026).pdf 
  6. CONTRATO COLECTIVO SUPAUAQ DE TRABAJO 2023-2025. Link: CCT-SUPAUAQ-(2023-2025).pdf  
Órdenes de Compra

Lic. Juan Manuel Mondragón Mejía 

Ext. 34015  Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Definición:   

Área encargada de recibir, registrar, controlar y dar seguimiento a las órdenes de compra. Esto incluye analizar los artículos/equipos solicitados de proveedores, conforme a los requerimientos internos y políticas de la Secretaría de la Contraloría. 

Proceso de “Primera Revisión” 

En primera instancia se propicia el cumplimiento de la normativa de adquisiciones de materiales, suministros, bienes muebles y activos tangibles e intangibles que solicitan las dependencias Universitarias de la UAQ mediante requisiciones, en cumplimiento con los principios de economía, eficiencia, eficacia y transparencia en todas las etapas del proceso de la revisión de las órdenes de compras. 

  1. El primer paso es recibir el listado de las O.C. separados por fondo, y se revisa que las O.C. registradas en el listado sean las misma que se estarán entregando en esta coordinación de Auditoría documental.   
  2. Dentro de la primera revisión en la O.C. se verifica que venga con el expediente completo, respecto al manual de procedimientos de órdenes de compras, que es: órden de compra, requisición y sus 3 cotizaciones como mínimo.  
  3. Al mismo tiempo se revisa que las firmas de la Coordinación de compras y Secretaría Académica vengan en firma autógrafa y tinta azul. 
  4. Se verifica que el Fondo corresponda con el artículo/equipo solicitado. 
  5. Procedemos a la revisión a detalle de los solicitado por la entidad en la R.Q., con la descripción en la Órden de compra por los compradores de la coordinación de compras y lo cotizado por los cada uno de los proveedores. 
  6. Se lleva un control y registro de todas las O.C. en una tabla de Excel registrando: 
      • Fecha. 
      • Hora. 
      • Folio del listado. 
      • No. De Órden de Compra. 
      • Tipo de R.Q. 
      • Fondo. 
      • Cantidad de Órdenes de Compra. 
      • Entidad. 
      • Estatus (En revisión/Para firma/En espera para ser entregadas/Entregado) 
      • Fecha de entrega. 
      • Quien recibe. 
  7. Después de comprobar lo anterior, en la O.C. se aplica el sello de “Recibido para Revisión” con la fecha del día de la recepción. 
  8. Una vez que la O.C. se encuentre firmada por el Contralor, se aplica el sello de “Operado” con la fecha del día en curso. 
  9. Se envía correo para que las O.C. sean entregadas. 

Proceso de “Segunda Revisión” 

  1. Recibir los listados de las O.C. procedentes de Proyectos Especiales y Tesorería. Separados por fondo, verificando que las O.C. registradas en el listado sean las misma que se estarán entregando en esta coordinación de Auditoría documental.   
  2. Se verifica que el expediente cuente con los Sellos de Almacén. 
  3. Comprobar los documentos: 
      • La factura. 
      • El XML (Emisor, Receptor, Monto correcto y la Cadena de certificación del SAT). 
      • El CFDI. 
  4. Verificar que lo solicitado coincida en todos los documentos. (El No. De R.Q. /El monto). 
  5. Revisar que el Método de Pago sea correcto: 
      • Pago en una sola exhibición (PUE): Cuando sean Reembolsos. 
      • Pago en Parcialidades o Diferido (PPD): Cuando sea Pago a Proveedor.  
  6. Nuevamente se registran en el Excel.  
  7. Se aplica el sello de “Visto Bueno” en la Verificación de Comprobante Fiscal del SAT. 
  8. Se envía correo para que las O.C. sean entregadas.